Tämä on Oulu Entrepreneurship Society ry:n (myöhemmin OuluES) henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Seloste on laadittu 9.5.2018. Viimeisin muutos 9.5.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Oulu Entrepreneurship Society ry
Erkki Koiso-Kanttilan katu 1
90014 Oulun yliopisto
hello (@)oulues.com
Y-tunnus 2608761-8

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö (tietosuojavastaava)

Eemeli Alanne, Erkki Koiso-Kanttilan katu 1, 90014 Oulun yliopisto,  eemeli(@)oulues.com, +358 458556345

3. Rekisterin nimi

Oulu Entrepreneurship Society ry:n jäsenrekisteri

4. Käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Rekisteröidyt ovat henkilöitä, jotka ovat liittyneet Oulu Entrepreneurship Society ry:n jäseniksi.

Tietoja kerätään seuraavia tehtäviä varten:

  • Jäsenten tietojen hallinnointi ja ylläpito
  • OuluES:n ja jäsenen välinen yhteydenpito
  • OuluES:n ja jäsenen väliseen markkinointiin (ml. sähköinen suoramarkkinointi)
  • Toimintaan ja yrittäjyyteen liittyviin tutkimuksiin
  • Tilastollisiin tarkoituksiin

Markkinointi voi koskea myös OuluES:n yhteistyökumppaneiden palveluita. Jäsenellä on oikeus kieltää häntä koskeva suoramarkkinointi.

Tietojen käsittely perustuu tietojen antajan suostumukseen ja jäseneksi liittyvät henkilöt lisäävät itse tietonsa järjestelmään. Tietoja käsitellään Squarespace- ja Google Gsuite -järjestelmissä ja tietojen käsittelijänä toimii yhdistyksen tietosuojavastaava.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyistä kerätään seuraavat tiedot:

  • Nimi
  • Sukupuoli
  • Kotipaikka
  • Sähköpostiosoite
  • Oppilaitos, jossa opiskelija opiskelee
  • Opiskelijan pääopintoala

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta organisaation ulkopuolelle ilman henkilön suostumusta. Luovutuspyynnöt koskevat voivat koskea esimerkiksi tiedotusvälineitä, jotka haluavat kirjoittaa yhdistyksen jäsenistä ja näissä tapauksissa henkilöltä pyydetään erikseen suostumus tietojen luovuttamiseen.

Jäsenet itse syöttävät kaiken tiedon järjestelmään. Pyynnöstä tietoja voidaan ylläpitäjän puolesta täydentää tai korjata.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

OuluES voi luovuttaa rekisteritietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa.

8. Siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Tietoja ei luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötiedot tallennetaan Oulu Entrepreneurship Society ry:n Gsuite -järjestelmään. 

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään kunnes jäsen ilmoittaa yhdistykselle, ettei halua enää olla jäsen. Tämän ilmoituksen jälkeen henkilötiedot poistetaan.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Koko OuluES:n hallituksella ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin jäsenyystietoihin. Tietoja ei säilytetä fyysisessä muodossa.

Sähköiset tiedot suojataan seuraavasti:

  • Tietojenkäsittelyohjelmaan ja laitteistoihin pääsy edellyttää erityistä käyttäjätunnusta ja salasanaa, joka on ainoastaan nimetyllä tietosuojavaltuutetulla.
  • Järjestelmä päivitetään kun tietoturva-aukkoja havaitaan.
  • Järjestelmä ei sisällä Henkilötietolain 11 §:ssä lueteltuja arkaluonteisia henkilötietoja eikä henkilötunnusta.
  • Mahdollisessa tietoturvaloukkaustilanteessa Oulu Entrepreneurship Society ry: toimii seuraavasti
    • Järjestelmästä haetaan manuaalisesti raportti, joka sisältää kaikkien henkilöiden sähköpostiosoitteet. Raportin luominen käsin kestää noin 15 minuuttia, sillä vastaavaa raporttia ei normaalisti käytetä.

    • Lista kopiodaan sähköpostiohjelmaan.

    • Laaditaan kirje, jossa kuvataan havaittu loukkaus ja mahdollisesti vuotaneet tiedot.

    • Pyydetään tietojen haltijoita ryhtymään tarvittaviin toimenpiteisiin.  

    • Tarvittaessa järjestelmän kaikki tiedot voidaan nollata.

11. Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on henkilörekisteriin tallennettu.

Tarvittaessa rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisterissä käsitellään. Tarkastuspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja lähetettävä allekirjoitettuna yllä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.

Tarkastuspyynnössä tulee olla maininta, että pyyntö koskee OuluES:n jäsenyysrekisterin rekisteritietoja.

12. Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Tietojen korjauspyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja ilmoitettava korjatut tiedot. Kirjallinen korjauspyyntö on lähetettävä yllä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.

13. Rekisteröidyn muut oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista rekisteristä, henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

Jos rekisteröity vaatii henkilötietojen poistamista tai vastustaa niiden käsittelyä, pyyntö toteutetaan, mutta samalla jäsenen jäsenyys päättyy, sillä ilman jäsenrekisterin tietoja ei yhdistyksellä ole mahdollisuutta hallinnoida jäsenyyttä.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että Oulu Entrepreneurship Society ry ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
00521 HELSINKI
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Vaihde: 029 56 66700
www.tietosuoja.fi